Verkkosivustoprojektikin on IT-hankinta

Otsikkoa voisi toki muuttaa paremminkin niin, että IT-hankinta on osa verkkosivustoprojektia. Tässä tapauksessa se IT-hankinta on julkaisujärjestelmä ja sen tekninen toteutus. Kyseessä on siis pelkkää softaa eli ohjelmistoa, ei rautaa, mutta koko verkkosivustoprojekti rakentuu tämän hankinnan päälle.

Tietoviikon sivuilla oli mielenkiintoinen artikkeli IT-hankinnoista. Tämä projekti on hyvin pienimuotoinen verrattuna suuriin järjestelmähankkeisiin, mutta luettuani artikkelin, mielestäni siinä käsitellyt ”luonnonlait” pätevät hyvin myös tällaiseen verkkosivustoprojektiin. Käyn ne kohta kohdalta läpi.

1. ”Ensimmäinen luonnonlaki: ”Tekemisen arvoinen projekti on epävarma.””

Tarkoittaen sitä, että projekti on parhaimmillaan ainutlaatuinen; se tuottaa jotain sellaista lisäarvoa, että projektin kustannukset ovat pienemmät kuin tuotettu lisäarvo. Tämä johtaa taas siihen, että projekti on epävarma; ainutlaatuisuus takaa sen, että asiat muuttuvat, palikat liikkuvat, tavoitteet vaihtuvat…johtaen mahdollisesti siihen, että lopputulos on jotain aivan muuta kuin ehkä alun perin piti olla.

Tässäkin projektissa on tavoitteena luoda yhteinen alusta, joka tavoittaa uusilla rakenteilla, eri kieliversioilla ja sisällöillä täysin uusia verkkokävijäryhmiä. Projektin lopputulos ei korvaa vanhaa, vaan nyt rakennetaan ihan uutta.

2. ”Toinen luonnonlaki: ”Toimittaja hyötyy tilaajaa enemmän.””

Tämä on helppo allekirjoittaa. Toimittaja saa rahansa, oli lopputulos mikä tahansa. Toimittaja saa rahansa viimeistään kun projekti on ohi, kun taas tilaaja voi odottaa tuloksia vasta projektin päättymisen jälkeen.  Toimittajan intressi projektiin siis päättyy silloin, kuin tilaajan intressi vasta alkaa.

Suoraa rahallista hyötyä tässä projektissa on jopa mahdoton mitata. Tilaajan hyöty on laskettavissa muilla mittareilla ja epäsuorasti (kävijämäärien lisääntyminen, museoiden imagon muuttuminen, verkkomateriaalien hyödyntäminen, matkailijoiden palveleminen…).

3. ”Kolmas luonnonlaki: ”Tilaaja kantaa toimittajaa suuremman riskin.””

Tämä kohta liittyy edelliseen. Toimittajan riski on se, ettei se saa laskutettua toimittamaansa osaamista/järjestelmää, kun taas tilaajan riski on se, että toimitettu tuote ei vastaa toivottua.

IT-hankinnat ja niiden epäonnistuminen kiteytyy mielestäni hyvin tähän kohtaan – etenkin julkisella puolella. Harvoin tilaajalla loppuu rahat eli toimittajan riski on lähes olematon, kun taas tilaajalla voi olla loputon piikki auki kun järjestelmä ei olekaan sitä mitä pitäisi. Tässä on toki tilaajallakin vastuunsa; pitää tietää mitä haluaa ja mitä se maksaa. Toisekseen vaatimukset eivät voi olla loputtomia.

Tiedän myös kokemuksesta, että toimittajallakin voi tulla moka määritellessä jonkin osion kustannuksia, jolloin toimittaja on tullut myyneeksi tuotettavan asian liian halvalla todellisiin kustannuksiin nähden. Tällöin toimittajan toki tulisi kantaa riski itse, eikä piilottaa kustannukset muualle projektiin.

4. ”Neljäs luonnonlaki: ” Kokonaistoimittaja ei vastaa koko toimituksesta.””

Harvoin kaikkea verkkosivustoprojektiin liittyvää voi tilata yhdeltä toimittajalta. Tai voi, mutta se usein tarkoittaa sitä, että jokin osa-alue ei ole parasta mahdollista mitä voi saada siihen projektiin. Hyvä esimerkki on se, että ostaa koko verkkosivustoprojektin mainostoimistolta. Mainostoimisto voi tehdä yhteistyötä jonkin toisen firman kanssa, jolloin käytännössä toimijoita onkin kaksi, vaikka tilaaja toimii vain yhden kanssa. Todennäköisesti tämä nostaa suoria kustannuksia, mutta parhaimmillaan tämän tapainen toteutus voi laskea kustannuksia pidemmällä aikavälillä, sillä tutun yhteistyökumppanin kanssa hommat sujuvat nopeasti ja vaivattomasti.

Tässä projektissa tulee olemaan monta sopankeittäjää (tilaajan puolella minä ja toimittajien puolella kaksi eri tahoa eli mainostoimisto ja tekninen toimittaja). Se tuo omat haasteensa etenkin tilaajan päähän vaatimuksia määritellessä ja käyttöliittymän suunnittelussa, sillä on tärkeää, että mainostoimiston materiaalit ovat hyödynnettävissä sellaisenaan tekniseen toteutukseen, muuten kustannukset nousevat.

5. ”Viides luonnonlaki: ”Toimittajan kate tulee muutoksista.””

Tämä on projektin pullonkaula. On tärkeää tietää, mitä haluaa ennen kuin lähdemme ottamaan toimittajia mukaan projektiin. Mitä tarkemmin tiedämme toteutettavat asiat (tarkoitus on laittaa teknisen toteutuksen tarjouspyyntö niin, että erittelen lähes kaiken menujen rakenteita ja blokkeja myöten), sitä todennäköisemmin tarjouksen hinta pitää. Kaikkein pahin skenaario on se, että joudumme tekemään suuria muutoksia tilaukseen, kun toimittaja on jo mukana projektissa.

Sitten seuraavaa kohtaa ihmettelen: ”Viisas tilaaja määrittelee tilauksensa alun perin mahdollisimman pieneksi mutta varautuu samalla käyttämään paljonkin rahaa ja aikaa muutoksiin sekä valmistelemaan muutostöiden tilaukset hyvin.” Olen tästä täysin eri mieltä, mutta voi olla että järjestelmätilauksissa asia pitääkin paikkaansa. Verkkosivustoprojektissa on parempi laittaa tarjouspyyntö mahdollisimman laajasta kokonaisuudesta, jossa kokonaisuudet ja osat on eritelty erillisiin osioihin, joiden jokaisen kohdalle on asetettava hintalappu. Tämä mahdollistaa sen, että lähdetään toteuttamaan projektia tärkeysjärjestyksessä, jolloin loppuun jää toteutettavaksi osioita, jotka voidaan myös hyvin jättää pois jos tulee muutoksia / rahat eivät riitä. Minusta tämänkaltainen toteutus on kaikkien osapuolten kannalta reilu ja parhaiten hallittavissa.

6. ”Kuudes luonnonlaki: ”Projektin avainhenkilöt välittävät vain projektista.””

Järjestelmäprojekteissa tämä voi pitää paikkaansa, mutta verkkosivustoprojektissa on pidettävä huolta siitä, että verkkosivustoa päivitetään sekä sisällön että järjestelmän osalta säännöllisesti. On siis pakko välittää myös pysyvästä organisaatiosta. Toki tulevaisuutta ei projektilainenkaan voi ennustaa, sitä voi vain uumoilla.

Varmaa on vain se, että ongelmia ja muutoksia tulee. Jos niihin osaa edes jollain tasolla varautua, parantaa se koko projektin onnistumisen mahdollisuutta.

Minna

Mainokset

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s