Category: Projektisuunnitelma

Yhteenveto projektista ja blogista

Blogi

Alunperin tarkoituksena oli jakaa mahdollisimman paljon tietoa projektista, jotta samojen asioiden kanssa painiva saattaisi löytää ratkaisuja omiin ongelmiinsa blogin kautta. Loppupeleissä blogi oli enemmänkin päiväkirja minulle itselleni, jonka avulla ja jonka kautta sain ahaa-elämyksiä ja pureskelin ennestään tuttuja ja tuntemattomia asioita. Olisinko kirjoittanut samanlaisen ilman ”julkista elementtiä” eli perinteisen päiväkirjan? Tuskinpa vain. Julkisuus velvoittaa kirjoittamaan ja pitämään kirjoitusten sisällön jollain tapaa järkevinä ja jäsenneltyinä.

Blogin tilastoja:

Käyntejä noin 2000, keskiarvo 9 per päivä.

Suosituimmat hakusanat: Tuntematon hakusana (eli en pysty näkemään, millä hakusanalla ihmiset ovat sivuille päätyneet.) oli ylivoimaisesti suosituin, mutta sen jälkeen erilaiset Meri-Lapin museoista muokatut versiot, responsiivinen suunnittelu, drupaliin liittyvät hakusanat, käyttöliittymäsuunnittelu, projektiin liittyvät hakusanat

Suosituimmat artikkelit:

  1. Ja valittu julkaisujärjestelmä on…Dadaa Drupal! (Monilla Drupal-tyypeillä on varmaan Drupal-alert päällä.)
  2. Kuka omistaa kuvasi ja videosi verkossa?
  3. Museokentällä tapahtuu…muualla maailmassa

Pääasiassa suosituimmat artikkelit olivat niitä, jotka jaettiin sosiaaliseen mediaan. Blogiin tuli rehellisesti sanoen kyllästyminen puolessa välissä projektia. Loppua kohden into taas hieman kasvoi. Tietyllä tavalla blogi myös kasvattaa projektin onnistumisen paineita -hyvässä ja pahassa. Suora palaute oli blogin kirjoittamisessa ehdottomasti parasta. Sekä kommenttiosiossa että suoraan sähköpostiin, johon sain useilta museolaisilta ympäri Suomen yhteydenottoja asian tiimoilta. Meitä verkkoviestintään hurahtaneita museolaisia (vai toisinpäin?) on siis muitakin. 🙂

Projekti

Projekti itsessään oli aika yllätyksetön eli tässä tapauksessa se on hyvä asia. Budjetti ja aikataulu pitivät, mitään suurempia ongelmia ei tullut. Onnistumisia:  museolaiset olivat aidosti iloisia ja hyvillään uuden sivuston päivittämisen helppoudesta. Yksi tavoitteista nimittäin oli se, että loisimme museolaisille hyödyllisen työkalun, joka tuottaisi lisäarvoa museolaisten työhön. Toinen onnistuminen koski (ja liittyy olennaisesti edelliseen kohtaan) julkaisujärjestelmän valintaan. En haluaisi kuulostaa Drupal-hihhulilta, mutta kylläpä vain moni juttu meni nappiin sen tiimoilta. Tuntui että kaikki, mitä vain keksin pyytää, onnistui Drupalilla yllättävän kivuttomasti. Tästä toki kiitos tekniselle toimittajalle.

Mikä olisi voinut mennä paremmin?  Kilpailutus jäi täysin joululomien jalkoihin (amatöörimäinen virhe). Tarjouskilpailuttaminen on taitolaji, ja tarjouspyyntöjen laadinta on kyllä kuin tervanjuontia allekirjoittaneelle. Siitä päästäänkin toteuttajiin, jotka olivat parhainta A-luokkaa (huonosta kilpailutusajankohdasta huolimatta). Aina on ilo tehdä töitä ammattilaisten kanssa (Tekijät löytyvät http://www.merilapinmuseot.fi-sivuston alaosiosta oikealta.)  Olisin myös voinut hieman ahkerammin liikkua kaupunkien välillä, tuli vähän liikaa jökötettyä Kemissä.

Responsiivinen pohja oli loppupeleissä aika kivuton toteuttaa. Toisaalta responsiivisuus ja moni nykyaikainen sisältö (pelit toimivat vain selaimissa, joissa HTML5-tuki) johtaa siihen, että sivut eivät ole käyttäjäkokemukseltaan samanlaiset kaikille. Joku saa auki kaikki sisällöt tuosta vaan, toisille (Internet Explorer 8, I’m talking to you) sivuston ulkomuotokin on hieman erilainen. Tämän lisäksi pelit eivät avaudu eikä verkkonäyttely lataudu ihan niinkuin pitäisi. Tästä olen marmattanut ennenkin, mutta jotenkin tuntuu että kehitys on väärään suuntaan, kun verkkosivuja tehtäessä joudutaan miettimään kymmeniä eri selaimia ja monia eri käyttöjärjestelmiä, jotka toimivat eri tavoin. Tilanne on nyt tämä, mutta kuka ihme tästä hyötyy? Moni taho varmasti, paitsi itse käyttäjät (toki vastuu on myös käyttäjillä pitää selaimet ajantasalla.). Pienillä toimijoilla ei ole rahaa toteuttaa kaiken kattavia ratkaisuja, joten sitä helposti päädytään vanhaan ja helppoon, jotta tulokset näkyvät kaikissa laitteissa, mutta mitään uutta ja ihmeellistä sillä ei kyllä saa. Rant over.

Se, onko sivusto ja sen sisältö sitä, mitä museolaiset ja käyttäjät tarvitsevat, selviää vasta ajan kanssa. Toivottavasti sivusto myös elää ajassa ja sinne syntyy uusia toiminnallisuuksia ja elementtejä sitä mukaan, kun niitä koetaan tarpeellisiksi.

Blogi jää bittiavaruuteen ja todennäköisesti hävitän sen jossain vaiheessa vähin äänin. Viimeistään siinä vaiheessa kun vanhat tekstit alkavat nolostuttamaan riittävästi. Minä siirryn nyt uusien haasteiden pariin Ouluun. Hyvää loppukevättä ja kesän alkua! Minna

Loppukiireitä

Projektia on jäljellä enää muutama viikko, ja perinteisen pöydänsiivouskiireen lisäksi on vielä hoitamattomia / keskeneräisiä asioita projektiin liittyen:

–          Kieliversioiden hiominen. Venäjä on vielä vaiheessa, kesken on myös muiden kieliversioiden syöttö julkkariin. Kieliversioissa lähtökohtana on myös se, että tulevina vuosina museoiden on erittäin helppo niitä päivittää eli tilata käännös vuositason näyttelykalenterista ja mahdollisista yhteystietojen muutoksista suoraan kääntäjältä ja heittää ne sivuille.

–          Hosting-palvelusopimuksen teko ja yksityiskohtien sopiminen (itse domain ”www.merilapinmuseot.fi” on ollut syksystä asti domainparkissa eräällä palveluntarjoajalla, noin 20 € / vuosi).

–          Verkkonäyttelyiden sisältöjen syöttäminen (yllättävän hidasta hommaa).

–          Käyttäjien koulutus ja siihen liittyvien yksityiskohtien sopiminen

–          Google analytics-tilin luominen  

–          Sivuston ulkoasun ja sisällön yksityiskohtien hiominen

–          Sivuston etusivun kuvagallerian kuvat (Kemi on kuvattu, kunhan Tornio saadaan kuvattua, kuvista tehdään Thinglink-kuvia.)
Tässäpä nämä tärkeimmät. Kiire on, mutta ei liian kiire.

Minna

Verkkosivustoprojektikin on IT-hankinta

Otsikkoa voisi toki muuttaa paremminkin niin, että IT-hankinta on osa verkkosivustoprojektia. Tässä tapauksessa se IT-hankinta on julkaisujärjestelmä ja sen tekninen toteutus. Kyseessä on siis pelkkää softaa eli ohjelmistoa, ei rautaa, mutta koko verkkosivustoprojekti rakentuu tämän hankinnan päälle.

Tietoviikon sivuilla oli mielenkiintoinen artikkeli IT-hankinnoista. Tämä projekti on hyvin pienimuotoinen verrattuna suuriin järjestelmähankkeisiin, mutta luettuani artikkelin, mielestäni siinä käsitellyt ”luonnonlait” pätevät hyvin myös tällaiseen verkkosivustoprojektiin. Käyn ne kohta kohdalta läpi.

1. ”Ensimmäinen luonnonlaki: ”Tekemisen arvoinen projekti on epävarma.””

Tarkoittaen sitä, että projekti on parhaimmillaan ainutlaatuinen; se tuottaa jotain sellaista lisäarvoa, että projektin kustannukset ovat pienemmät kuin tuotettu lisäarvo. Tämä johtaa taas siihen, että projekti on epävarma; ainutlaatuisuus takaa sen, että asiat muuttuvat, palikat liikkuvat, tavoitteet vaihtuvat…johtaen mahdollisesti siihen, että lopputulos on jotain aivan muuta kuin ehkä alun perin piti olla.

Tässäkin projektissa on tavoitteena luoda yhteinen alusta, joka tavoittaa uusilla rakenteilla, eri kieliversioilla ja sisällöillä täysin uusia verkkokävijäryhmiä. Projektin lopputulos ei korvaa vanhaa, vaan nyt rakennetaan ihan uutta.

2. ”Toinen luonnonlaki: ”Toimittaja hyötyy tilaajaa enemmän.””

Tämä on helppo allekirjoittaa. Toimittaja saa rahansa, oli lopputulos mikä tahansa. Toimittaja saa rahansa viimeistään kun projekti on ohi, kun taas tilaaja voi odottaa tuloksia vasta projektin päättymisen jälkeen.  Toimittajan intressi projektiin siis päättyy silloin, kuin tilaajan intressi vasta alkaa.

Suoraa rahallista hyötyä tässä projektissa on jopa mahdoton mitata. Tilaajan hyöty on laskettavissa muilla mittareilla ja epäsuorasti (kävijämäärien lisääntyminen, museoiden imagon muuttuminen, verkkomateriaalien hyödyntäminen, matkailijoiden palveleminen…).

3. ”Kolmas luonnonlaki: ”Tilaaja kantaa toimittajaa suuremman riskin.””

Tämä kohta liittyy edelliseen. Toimittajan riski on se, ettei se saa laskutettua toimittamaansa osaamista/järjestelmää, kun taas tilaajan riski on se, että toimitettu tuote ei vastaa toivottua.

IT-hankinnat ja niiden epäonnistuminen kiteytyy mielestäni hyvin tähän kohtaan – etenkin julkisella puolella. Harvoin tilaajalla loppuu rahat eli toimittajan riski on lähes olematon, kun taas tilaajalla voi olla loputon piikki auki kun järjestelmä ei olekaan sitä mitä pitäisi. Tässä on toki tilaajallakin vastuunsa; pitää tietää mitä haluaa ja mitä se maksaa. Toisekseen vaatimukset eivät voi olla loputtomia.

Tiedän myös kokemuksesta, että toimittajallakin voi tulla moka määritellessä jonkin osion kustannuksia, jolloin toimittaja on tullut myyneeksi tuotettavan asian liian halvalla todellisiin kustannuksiin nähden. Tällöin toimittajan toki tulisi kantaa riski itse, eikä piilottaa kustannukset muualle projektiin.

4. ”Neljäs luonnonlaki: ” Kokonaistoimittaja ei vastaa koko toimituksesta.””

Harvoin kaikkea verkkosivustoprojektiin liittyvää voi tilata yhdeltä toimittajalta. Tai voi, mutta se usein tarkoittaa sitä, että jokin osa-alue ei ole parasta mahdollista mitä voi saada siihen projektiin. Hyvä esimerkki on se, että ostaa koko verkkosivustoprojektin mainostoimistolta. Mainostoimisto voi tehdä yhteistyötä jonkin toisen firman kanssa, jolloin käytännössä toimijoita onkin kaksi, vaikka tilaaja toimii vain yhden kanssa. Todennäköisesti tämä nostaa suoria kustannuksia, mutta parhaimmillaan tämän tapainen toteutus voi laskea kustannuksia pidemmällä aikavälillä, sillä tutun yhteistyökumppanin kanssa hommat sujuvat nopeasti ja vaivattomasti.

Tässä projektissa tulee olemaan monta sopankeittäjää (tilaajan puolella minä ja toimittajien puolella kaksi eri tahoa eli mainostoimisto ja tekninen toimittaja). Se tuo omat haasteensa etenkin tilaajan päähän vaatimuksia määritellessä ja käyttöliittymän suunnittelussa, sillä on tärkeää, että mainostoimiston materiaalit ovat hyödynnettävissä sellaisenaan tekniseen toteutukseen, muuten kustannukset nousevat.

5. ”Viides luonnonlaki: ”Toimittajan kate tulee muutoksista.””

Tämä on projektin pullonkaula. On tärkeää tietää, mitä haluaa ennen kuin lähdemme ottamaan toimittajia mukaan projektiin. Mitä tarkemmin tiedämme toteutettavat asiat (tarkoitus on laittaa teknisen toteutuksen tarjouspyyntö niin, että erittelen lähes kaiken menujen rakenteita ja blokkeja myöten), sitä todennäköisemmin tarjouksen hinta pitää. Kaikkein pahin skenaario on se, että joudumme tekemään suuria muutoksia tilaukseen, kun toimittaja on jo mukana projektissa.

Sitten seuraavaa kohtaa ihmettelen: ”Viisas tilaaja määrittelee tilauksensa alun perin mahdollisimman pieneksi mutta varautuu samalla käyttämään paljonkin rahaa ja aikaa muutoksiin sekä valmistelemaan muutostöiden tilaukset hyvin.” Olen tästä täysin eri mieltä, mutta voi olla että järjestelmätilauksissa asia pitääkin paikkaansa. Verkkosivustoprojektissa on parempi laittaa tarjouspyyntö mahdollisimman laajasta kokonaisuudesta, jossa kokonaisuudet ja osat on eritelty erillisiin osioihin, joiden jokaisen kohdalle on asetettava hintalappu. Tämä mahdollistaa sen, että lähdetään toteuttamaan projektia tärkeysjärjestyksessä, jolloin loppuun jää toteutettavaksi osioita, jotka voidaan myös hyvin jättää pois jos tulee muutoksia / rahat eivät riitä. Minusta tämänkaltainen toteutus on kaikkien osapuolten kannalta reilu ja parhaiten hallittavissa.

6. ”Kuudes luonnonlaki: ”Projektin avainhenkilöt välittävät vain projektista.””

Järjestelmäprojekteissa tämä voi pitää paikkaansa, mutta verkkosivustoprojektissa on pidettävä huolta siitä, että verkkosivustoa päivitetään sekä sisällön että järjestelmän osalta säännöllisesti. On siis pakko välittää myös pysyvästä organisaatiosta. Toki tulevaisuutta ei projektilainenkaan voi ennustaa, sitä voi vain uumoilla.

Varmaa on vain se, että ongelmia ja muutoksia tulee. Jos niihin osaa edes jollain tasolla varautua, parantaa se koko projektin onnistumisen mahdollisuutta.

Minna

Projektin osa-alueet – mitä tehdään itse, mitä ostetaan

Olen päätynyt seuraavaan etenemistapaan tämän projektin suhteen. Se ei tarkoita, että tämä tapa olisi oikea kaikille, ainoa mahdollinen tai välttämättä edes paras mahdollinen. Tähän ”projektisuunnitelmaan” vaikuttaa vahvasti se, mitä minä teen itse. Usein esim. käyttöliittymäsuunnittelu otetaan ulkopuolelta, mutta olen päättänyt kasvattaa tässä asiassa osaamistani ja tutustua valittavan julkaisujärjestelmän responsiiviseen käyttöliittymäsuunnitteluun, jotta saamme mahdollisimman meidän ja käyttäjiemme näköisen käyttöliittymän. Suunnitelma voi vielä matkan varrella muuttua.

1. Suunnitteluvaihe (allekirjoittanut yhteistyössä museolaisten kanssa):

– tavoitteiden määrittely

– mitä tehdään itse, mitä ostetaan

– julkaisujärjestelmän valinta

2. Käyttöliittymän suunnittelu (allekirjoittanut):

– käyttöliittymän suunnittelu valitulle julkaisujärjestelmälle

– responsiivinen toteutus

– rautalankamallit

– navigointi, sivuston suunnitelma

3. Valokuvaus:

– bannerikuvien otto

– kolme eri kuvaa (läppärikoko, täppäri- eli tablettikoko ja mobiilikoko) Mahdollisesti mobiiliin ei ollenkaan kuvaa.

4. Mainostoimiston valinta (allekirjoittanut yhdessä museolaisten kanssa):

– logo ja graafinen ilme (Logo mahdollisesti tehdään itse.)

– graafinen suunnittelu rautalankamallien pohjalta verkkosivustolle (responsiivinen toteutus).

5. Teknisen toimittajan valinta ( allekirjoittanut):

– tekninen toimittaja, joka hallitsee jo etukäteen valitun julkaisujärjestelmän.

– tekninen toimittaja tekee sivun rautalankamallien ja graafisen suunnitelman perusteella.

– oman osaamisen kasvattaminen. Tutustuminen julkaisujärjestelmään etukäteen.

6. Tekninen toteutus (Valittu tekninen toimittaja ja allekirjoittanut)

7. Sisällön syöttö (Allekirjoittanut)

8. Käyttäjien koulutus (Allekirjoittanut ja valittu tekninen toimittaja)

Minna